Kaum ein Geschäftsprozess kommt heutzutage ohne elektronische Dokumente und Informationen aus. Ein effizientes Dokumentenmanagent steht daher in enger Beziehung zu Prozessoptimierung: durch Verstreuung von Dokumenten und Informationen auf verschiedenste Medien, in verschiedensten Versionen und Formaten, werden unnötige Ressourcen gebunden zur Auffindung oder Neuerstellung. Nicht zu unterschätzen sind auch rechtliche Risiken und Vorschriften wie ISO9000 oder BASEL II.
Moderne Dokumentenmanagementsysteme erfassen Metadaten wie Autor und Erstellungsdatum und verfügen über Versionierung, Transaktionshistorie, Volltextsuche und eine Workflowkomponente zur Steuerung des Dokumentationsprozesses. Assoziative Suche, Kategorisierung und Autoklassifikation („Tag Clouds“) sind neue Technologien, mit denen sich ungeordnete Informationen leicht strukturieren lassen.
KnowledgeTree von JamWarehouse ist das führende Open Source Dokumenten- und Wissensmanagement –System: einfachste Verteilung, Nachverfolgung, Verwaltung und Sicherung unternehmenskritischer Dokumente und Informationen.
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